Tien tips
voor een succesvol event

Er schuilen twee grote gevaren in het organiseren van een groot event. Het eerste gevaar is dat je gillend gek wordt van alle zaken waar je aan had moeten denken (maar niet aan gedacht hebt). Het tweede gevaar is dat het dodelijk saai is en iedereen in slaap valt.
Wil je nu echt een spetterend personeelsfeest of inspirerend congres, maak dan gebruik van deze tips. En mocht je alsnog gillend gek worden, bel dan gerust O2, dan regelen wij het voor je.

1. Start op tijd
Voor een groot event start je uiterlijk ongeveer driekwart jaar van tevoren. Wacht je langer, dan loop je tegen de beschikbaarheid van locaties en sprekers of artiesten aan en creëer je onnodige stress bij jezelf.

2. Bepaal je doel
Een goed event is zoveel meer dan een feestje, maar dan moet je wel goed definiëren wat je ermee wilt bereiken. Geef antwoord op de vragen ‘Wat?’, ‘Voor wie?’, ‘Waarom?’, en stem dit af met je (interne) opdrachtgever. Als je de bezoekers bij de uitgang zou vragen wat ze ervan vonden, wat zou je dan willen dat ze zeggen?

3. Bedenk een Big idea
Een overkoepelend thema of big idea voor je event brengt samenhang en helpt om het vleugels te geven. Hieruit volgt al snel de naam voor je event, de creatieve invulling en de programmaonderdelen. En vergeet de hashtag niet!

4. Plan een handige dag en tijd
Pas als je een datum hebt geprikt, dan kun je gaan plannen. Leg de agenda’s van VIP’s naast elkaar. Denk ook na welke dagen handig zijn voor je bezoekersdoelgroep en welk tijdvak logisch is. En check altijd de schoolvakantie- en feestdagenkalender, anders heb je straks een half gevulde zaal.

5. Stel het programma samen
Stel op basis van je doel (stap 2) je programma samen. Denk altijd vanuit je bezoeker, wat maakt hem/haar blij? Houd bij inhoudelijke events als symposia en congressen rekening met voldoende ‘lucht’, afwisseling en tempo in je programma. 

6. Ontdek je plekje
De locatie is erg belangrijk, het kan je event maken of breken. Selecteer deze dus zorgvuldig. Een verrassende locatie zoals een fort, fabriek, boot of kasteel voegt iets extra’s toe, maar heeft soms minder faciliteiten dan een congrescentrum. Oriënteer online en vraag tips van bekenden. Check de beschikbaarheid, vergelijk er minimaal drie en bezoek ze voordat je beslist. En vergeet niet: WIFI is een must!

7. Lanceer het event
Open een aparte eventwebsite en promoot het event geregeld via je eigen kanalen zoals je website en social media. Adverteren op social media is niet heel kostbaar en kan veel opleveren. Vraag ook aan partners, relaties en sprekers om het event te delen en probeer free publicity te genereren.

8. Automatiseer de inschrijving
Doe jezelf een plezier en kies een online tool voor deelnemersregistratie. Er zijn er vele en het scheelt je zeeën van tijd als je het aanmeldproces automatiseert. Een goede tool kan niet alleen inschrijvingen registreren, maar ook groepsmails versturen zoals reminders en evaluaties na afloop.

9. Bereid je voor en je bezoekers ook
Biedt je bezoekers vooraf voorpret via je website, social media of een nieuwsbrief en probeer ze betrokken te krijgen. Als je inschrijvers in LinkedIngroepen koppelt aan sprekers of met elkaar laat discussiëren via de Twitter hashtag, voeg je al waarde toe voordat je event is begonnen. Ondertussen bereid jij je op alles voor, je denkt dus na over brand, EHBO, beveiliging, ziekte van een spreker, enzovoorts. Spreek afspraken door en maak draaiboeken van minuut tot minuut. Zo voorkom je verrassingen en stress.

10. Geniet ervan en koester het
Op de dag zelf ben je de gastheer/-vrouw, volg je met je team het draaiboek en improviseer je op alles wat tóch anders loopt. Blijf lachen en geniet, kleine foutjes ziet niemand. De dag erna stuur je zo snel mogelijk een bedankje naar je sprekers en plaats je een verslag met powerpoints en foto’s online. Bouw je eventwebsite om naar een terugblikpagina of maak er juist een vooruitzicht naar volgend jaar van, waarin alles weer van voren af aan begint. Met ervaring en een goede evaluatie moet dat een makkie zijn. Toch?

Bekijk ook onze case: De Zorg Brandveilig

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact op met Jur.
 


Deel dit artikel via: